De Bouwpas

Arbeidskrachtenregistratie voor de 21e eeuw

Hoe werkt het?

1. De Bouwpas maakt het project aan, u bepaalt de instellingen

De Bouwpas maakt een project aan en voegt hier de bijbehorende informatie toe in het systeem zoals de projectnaam, het projectnummer en de bouwlocatie. Wij verlenen u toegang tot dit project in De Bouwpas zodat u accounts kunt aanmaken voor de werknemers die De Bouwpas gaan gebruiken voor onder andere het uitnodigen van contractuele onderaannemers, het beoordelen van gegevens of het toelaten van arbeidskrachten op de bouwplaats.

2. De hoofdaannemer legt contact met onderaannemers

U voegt de contractuele onderaannemers toe aan het project in De Bouwpas. Het is mogelijk dat een contractuele onderaannemer al bekend is met De Bouwpas van eerdere projecten. In dit geval gaat het toevoegen nog makkelijker omdat de gegevens van de onderaannemer al in ons systeem staan. Vervolgens kunt u de contractuele onderaannemers per e-mail uitnodigen om hun gegevens in te dienen voor registratie.

3. Onderaannemers registreren arbeidskrachten online

Een contractuele onderaannemer die zijn bedrijfsgegevens heeft ingevuld in De Bouwpas, kan vervolgens de inzet die onder hem in de keten plaatsneemt toevoegen aan het project, zoals zijn eigen personeel in loondienst, zzp’ers of andere onderaannemers. Vervolgens kunnen zij op dezelfde wijze een uitnodiging versturen per e-mail om gegevens in te dienen voor registratie.

4. Hoofdaannemer beoordeelt de gegevens

De beoordelaar controleert de ingediende gegevens en documenten van de contractuele onderaannemers en de inzet hiervan. Denk bijvoorbeeld aan documenten zoals het KvK-uittreksel, gegevens van de G-rekening of een verklaring betalingsgedrag. Wanneer de gegevens en documenten in orde zijn bevonden, kan een arbeidskracht zich melden op de bouwplaats.

5. De eerste werkdag: controle op de bouwplaats

Op de eerste werkdag meldt een arbeidskracht zich bij de portier. De toelatingsprocedure verloopt eenvoudig en snel omdat alle gegevens en documenten voorafgaand aan de eerste werkdag al zijn ingediend. De portier controleert enkel een aantal gegevens, geeft veiligheidsinstructie mee en controleert de identiteit van de persoon. De arbeidskracht zet een digitale handtekening en kan vervolgens met de werkzaamheden beginnen. Indien het project gebruik maakt van toegangscontrole print de portier een fysieke toegangspas.

6. Bouwplaats informeert u tijdens het project

Als het project eenmaal draait geeft De Bouwpas informatie weer zoals openstaande beoordelingstaken. Ook kun je informatie inzien die belangrijk is voor de veiligheid op de bouwplaats en kun je bijvoorbeeld rapportages uitdraaien waarmee je ziet wie zich op de bouwplaats bevindt. De Bouwpas geeft je ook inzicht in vergunningen of certificaten van arbeidskrachten die zijn verlopen.

7. Afronding van het project

Zodra het project is afgerond zit uw werk erop. Wij sluiten het project af zodat er geen nieuwe arbeidskrachten meer worden toegevoegd. Toch kan het zijn dat u nog bij de gegevens wilt voor uw eigen administratie. Ook kan de belastingdienst of Inspectie SZW inzage eisen tot deze gegevens. Daarom worden alle ondertekende gegevens voor de wettelijk vereiste duur van tien jaar veilig en versleuteld digitaal opgeslagen.

Efficiënter werken met De Bouwpas

Met De Bouwpas boekt u ontzettend veel tijdwinst. We hebben het gehele aanmeldproces van arbeidskrachten op de bouwplaats goed onderzocht, en gevonden wat sneller, slimmer en handiger kon.

Laat arbeidskrachten online aanmelden

Het papierwerk in de bouwkeet of portiersloge is verleden tijd. Geen kopietjes van kopietjes van kopietjes van aanmeldformulieren meer.

Administratief werk weg van de bouwplaats

Eén van de doelen van De Bouwpas is het verminderen van de administratieve werklast op de bouwplaats. Door gebruik te maken van moderne technologie en zoveel mogelijk gegevens volautomatisch te controleren betekent dit in veel gevallen dat de uitvoerder (of bijvoorbeeld portier) veel minder tijd kwijt is met het invullen van formulieren en ‘verwerken’ van de nieuwe arbeidskracht. Een uitvoerder houdt van zijn werk, en administratie is niet zijn werk.

Foutgevoeligheid naar het nulpunt

Eén van de voordelen van digitale registratie is dat elke invoer gecontroleerd kan worden. Hier maken we met De Bouwpas dan ook flink gebruik van. Bij de invoer van arbeidskrachten wordt de onderaannemer of zzp’er bij de hand genomen om de formulieren helemaal in te vullen.

Uitbreidbaar voor nog meer gebruiksgemak en tijdwinst

Naast het basispakket kunt u per project er voor kiezen om pakketten in- of uit te schakelen. 

Heeft u toegangscontrole nodig voor een grote bouwplaats? Wij zijn gekoppeld met diverse aanbieders van toegangscontrole en De Bouwpas is naadloos gekoppeld met de betreffende systemen.

U wilt uitgebreide rapportages over de onderaannemers of arbeidskrachten op uw bouwplaats? In dat geval kunt u voor het pakket Rapportages kiezen. Zo hebben we nog veel meer keuze.

Beveiliging binnen De Bouwpas

Data security concept. Access text on keyboard button

Rollen en privileges

Niet iedereen kan zomaar bij alle gegevens. Door uitgebreide mogelijkheden voor het instellen van gebruikerstoegang kan niemand bij gegevens waar diegene niet bij mag komen

computer

Audit trail

Alle acties in De Bouwpas worden gelogd en kunnen op elk moment worden ingezien. Met accountactiviteit en andere acties weet u altijd wie wat gedaan heeft.

Keyboard wih Security Button

Versleuteling

De Bouwpas gebruikt alleen de beste technieken voor het beveiligen van de communicatie tussen uw apparaten en onze servers. De verbinding is beveiligd met een 2048-bit SSL-certificaat en 256-bit AES-encryptie

data

Dataretentie

Conform de eisen van de Belastingdienst worden de ondertekende formulieren tien jaar bewaard. De benodigde documenten zijn 24/7 beschikbaar voor inspectie.

Beveiliging in ons datacentrum

Onze hosting provider gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie en zorgt te allen tijde voor een optimale beveiliging van deze informatie en de bijbehorende afgenomen diensten. Om dit te waarborgen zijn wij en onze belangrijkste leveranciers ISO27001:2013 gecertificeerd. Aanvullend werken onze hostingproviders uitsluitend vanuit datacentra welke tenminste dezelfde certificatie in bezit hebben. Om te voldoen aan deze strenge eisen omtrent informatiebeveiliging laten wij ons regelmatig, naast interne audits, controleren (auditen) door externe partijen. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat wij informatiebeveiliging beheersen, optimaal hebben geïmplementeerd in ons beleid en processen en dat de informatiebeveiliging continu zal worden verbeterd. 

Lees meer over onze certificering in het Hulpcentrum.

servers
iso

ISO 27001

De ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging. De norm zorgt ervoor dat er door middel van een eenduidig beleid er op een dusdanige manier met informatie wordt omgegaan dat de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit van deze informatie te aller tijde is gewaarborgd. De norm gaat verder dan alleen het nemen van praktische maatregelen zoals bijvoorbeeld firewalling maar kijkt ook naar procedures, beleid, de organisatie en haar medewerkers zelf. Door de certificatie die wij en onze hostingproviders hebben kunt u er op vertrouwen dat alle systemen, processen, procedures en diensten voldoen aan deze strenge norm en dat wij voldoen aan alle wet- en regelgeving omtrent informatiebeveiliging.

iso

Dit is waarom u De Bouwpas kiest

U brengt uw foutgevoeligheid naar het nulpunt.

U heeft de keten in kaart.

Gegevens zijn altijd beschikbaar voor controle.

Platformonafhankelijk, geen hardware nodig.

Per project zo uitgebreid of simpel als u wilt.

Makkelijk in gebruik.

Altijd up-to-date; zowel qua regelgeving als software.

Werkt voor al uw projecten, voor alle aannemers.